Identificación y gestión de costos operativos, así como estrategias para mejorar la eficiencia y reducir gastos innecesarios en pymes
Por GERMAN ZAVALA CONTRERAS / Director Ejecutivo de la Cámara Pyme / camara.pyme.arequipa@gmail.com
Ya hemos visto que las PYMES juegan un papel importante crucial en una economía, sean del tamaño que sean, su fuerza radica en el número y en la facilidad que tiene de reducir costos, sin embargo, a menudo enfrentan desafíos financieros que pueden amenazar su sostenibilidad. Una de las claves para la supervivencia y el crecimiento de una PYME es la gestión eficaz de los costos. Este artículo explora estrategias para identificar y gestionar costos operativos, así como métodos para mejorar la eficiencia y reducir gastos innecesarios.
1. IDENTIFICACIÓN DE COSTOS
Análisis Exhaustivo de Costos
El primer paso en la reducción de costos es tener un claro entendimiento de dónde se está gastando el dinero, identificar los puntos críticos, analizando exhaustivamentetodos los gastos, clasificándolos en costos fijos (alquiler, sueldos) y variables (materiales, suministros) pero sobre todo su magnitud, es decir en cuales gastamos más, lo mejor es utilizar la contabilidad para obtener una visión clara y categorizada de todos los gastos.
Auditoría o revisión periódica de Gastos
Implementar auditorías periódicas para revisar los gastos de la empresa. Esto no solo permite identificar costos innecesarios, sino que también ayuda a tomar decisiones informadas sobre áreas que requieren recortes o ajustes.
2. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Mapeo de Procesos
Documentar y analizar cada proceso operativo, Identificando ineficiencias, redundancias y cuellos de botella que pueden estar generando costos innecesarios.
Lean Management
Adopta principios de Lean Management para eliminar todo aquello que no aporta valor o desperdicios. Este enfoque se centra en maximizar el valor para el cliente minimizando el desperdicio, lo que puede traducirse en ahorros significativos.
3. AUTOMATIZACIÓN y TECNOLOGÍA
Implementación de Software de Gestión
La automatización puede ser un gran aliado en la reducción de costos. Implementa software de gestión que automatice tareas administrativas, desde la contabilidad hasta la gestión de inventarios e incluso el uso de programas potentes como el Excel contribuyen a reducir errores, agilizar procesos e información, sino que también liberantiempo para que el personal se enfoque en actividades más estratégicas.
Digitalización de Documentos
La digitalización de documentos y procesos reduce costos de almacenamiento y mejora la accesibilidad de la información. Además, contribuye a la sostenibilidad al disminuir el uso de papel y agiliza las operaciones.
4. NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES
Revisión de Contratos
Realizar un análisis regular de los contratos con proveedores y renegociar términos que puedan ser más favorables. Esto puede incluir créditos, descuentos por pronto pago o ajustes en precios por volumen.
Compras en Grupo – Compras corporativas
Colaborar con otras PYMES para realizar compras en conjunto puede ofrecer ventajas significativas. La compra en grupo puede resultar en descuentos por volumen que individualmente no se lograrían si lo hiciéramos solos, la asociatividad puede funcionar perfectamente (contratos de colaboración empresarial), pero incluso sin necesidad de crear un consorcio, podemos negociar con los proveedores en paquete.
5. GESTIÓN DEL INVENTARIO
Sistema Justo a tiempo
Implementar un sistema de gestión de inventario JUSTO A TIEMPO para reducir costos de almacenamiento y minimizar el capital inmovilizado. Esto implica recibir mercancías solo cuando son necesarias en el proceso de producción o de venta, a fin de evitar estoquearnos innecesariamente.
Análisis de Rotación
Revisar la rotación de productos regularmente y deshacernos de los artículos que tienen baja rotación, lo que puede liberar capital y reducir costos de almacenamiento.
6. CONTROL DE PERSONAL
Evaluación de Necesidades
Revisar la estructura del personal y asegurarse de que cada puesto sea necesario y esté optimizado. La externalización o contratos out sourcing (tercerización de servicios) de ciertas funciones, puede ser una opción que debemos considerar.
Capacitación y Desarrollo
Invertir en la capacitación de empleados puede mejorar la productividad y reducir errores, lo que a la larga puede traducirse en ahorros significativos en los costos.
7. EFICIENCIA ENERGÉTICA
Auditorías Energéticas
Realizar auditorías energéticas para identificar oportunidades de ahorro, es decir que no se use innecesariamente la energía (electricidad, gas y otros combustibles) La implementación de tecnologías eficientes puede reducir significativamente las facturas de servicios públicos.
Uso de Energías Renovables
Considera la posibilidad de invertir en fuentes de energía renovable (energía solar, eólica, química). Aunque la inversión inicial puede ser alta, el ahorro a largo plazo puede ser considerable, dependiendo de la realidad de cada pyme.
8. CULTURA DEL AHORRO
Conciencia de Costos
Fomentar una cultura empresarial en la que todos los empleados estén conscientes de la importancia del ahorro. Incentivar la identificación de áreas donde se puedan reducir gastos.
Sugerencias de Empleados
Implementar un sistema de sugerencias donde los empleados puedan proponer ideas para mejorar la eficiencia y reducir costos. Muchas veces, quienes están en el día a día pueden tener las mejores ideas.
CONCLUSIÓN
La reducción de costos operativos en PYMES es un proceso continuo que requiere atención y adaptabilidad. Implementar estrategias eficaces para identificar, gestionar y optimizar costos no solo contribuye a mejorar la rentabilidad, sino que también fortalece la sostenibilidad del negocio. Al adoptar una mentalidad de mejora continua y una cultura de ahorro, las PYMES pueden posicionarse mejor para enfrentar los desafíos del mercado y asegurar su crecimiento a largo plazo.
