En el presente artículo trataremos sobre la importancia de la gestión financiera y contable como parte fundamental para el éxito de cualquier empresa y especialmente para las PYMEs. Una administración adecuada del flujo de caja y de los presupuestos, un control adecuado de los gastos y una planificación tributaria eficiente pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. Este artículo ofrece consejos prácticos sobre estos temas esenciales.
Administración de flujos de caja y presupuestos
- Realizar un Seguimiento Diario
Llevar un registro diario del flujo de caja es muy importante para mantener la salud financiera de la empresa o negocio. Esto le permitirá anticipar problemas de liquidez y tomar decisiones informadas, para ello no sólo debe de anticipar gastos futuros, sino también tenerlos presupuestados a fin de que sepa hasta donde puede gastar y siendo consciente de que si excede el límite tendrá problemas o no alcanzará sus metas. Igualmente para el caso de los ingresos, los presupuestos ayudarán a que redoble esfuerzo en las ventas a fin de generar los flujos de efectivo necesarios.
- Proyectar el Flujo de Caja
Elaborar proyecciones de flujo de caja a corto y largo plazo. Estas proyecciones ayudarán a planificar el futuro financiero de la empresa y a identificar períodos de posible escasez de efectivo y ver el impacto de las políticas de crédito a clientes o proveedores, préstamos de entidades financieras y bancarias, aportes de socios, operaciones de factoring, etc.
- Controlar las Cuentas por Cobrar y por Pagar
Asegurarse de que las cuentas por cobrar a clientes se efectivicen a tiempo y que las cuentas por pagar se gestionen de manera eficiente, buscando siempre plazos similares o incluso mayores a los que podemos otorgar. Implementar políticas de crédito estrictas y establecer plazos de pago claros con los proveedores.
- Mantener un Fondo de Emergencia
Es recomendable tener un fondo de emergencia que cubra al menos unos meses de gastos operativos. Este fondo puede ser vital en momentos de crisis o de baja en el negocio, de no ser posible, tener una línea de crédito disponible en alguna entidad bancaria ú otro medio de financiamiento en caso de que sea necesario, también puede usarse el factoring como herramienta de financiamiento.
Control de gastos
- Categorizar y Analizar los Gastos
Es una técnica contable que consiste en dividir los gastos en categorías o cuentas y analizar cada una regularmente. Esto permitirá identificar áreas donde se puedan reducir costos sin afectar la calidad de los productos o servicios, así como ver la evolución de los gastos en el tiempo y poder hacer análisis comparativos.
- Negociar con Proveedores
Siempre que sea posible, negociar mejores condiciones con los proveedores. Obtener descuentos por compras al por mayor o por pagos anticipados puede ayudar a reducir costos. Igualmente, la asociatividad para comprar en conjunto con otras empresas pude mejorar las condiciones a pactar y los precios.
- Evitar Gastos Innecesarios
Tanto los presupuestos, como el análisis de gastos que debemos revisar periódicamente nos ayudará a controlar y ubicar gastos que no sean esenciales para la operación del negocio. Cada gasto debe justificarse en términos de su contribución a la generación de ingresos.
- Implementar Tecnologías de Gestión
Utilizar herramientas tecnológicas para el control de gastos y la gestión financiera, incluso el simple uso del Excel como herramienta o de Software de gestión presupuestal y de contabilidad, así como aplicaciones de gestión de gastos pueden facilitar el seguimiento y la reducción de costos.
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Contabilidad y tributación
- Mantener Registros Ordenados
Llevar un registro detallado y organizado de todas las transacciones financieras, o libro de caja, facilitará la preparación de la contabilidad y posteriormente de los impuestos y reducirá el riesgo de errores y omisiones.
- Conocer las Obligaciones Fiscales
Mantenerse informado y por lo menos entender lo básico sobre las obligaciones tributarias a las que estamos sujetos nos ayudará a organizarnos y formalizarnos mucho mejor, ya que seremos conscientes del impacto de nuestras acciones en la base de cálculo de nuestros tributos, y nos ayudará a cumplir con todas las regulaciones fiscales evitando multas y sanciones.
- Contratar a un Profesional o estudio adecuado
Debemos considerar la contratación de un contador para que lleve ordenadamente la contabilidad, cumpla con las obligaciones formales y presente las declaraciones de impuestos. Adicionalmente nos asesorará en la planificación tributaria y nos orientará en otros temas relacionados a la buena marcha de nuestro negocio.
Conclusión
La gestión financiera y contable es un pilar fundamental para el éxito de las PYMEs. Administrar adecuadamente el flujo de caja, controlar los gastos, usar la contabilidad como herramienta de información y control, así como prepararse eficazmente para el cumplimiento de las obligaciones formales y determinativas con la Superintendencia de Administración Tributaria y Aduanas (SUNAT) y el pago de los impuestos, son pasos esenciales para mantener la salud económica y financiera de las empresas. Sigamos estos consejos, así estaremos mejor preparados para enfrentar los desafíos empresariales y asegurar el crecimiento sostenido de nuestro negocio.
CPCC Germán Zavala Contreras. Director Ejecutivo de la Cámara PYME
camara.pyme.arequipa@gmail.com